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Vereinssuite
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Nutzungsbedingungen

1. Anbieter und Geltungsbereich

Diese Nutzungsbedingungen regeln die Nutzung der SaaS-Plattform Vereinssuite unter https://vereinssuite.de.

Anbieter und Plattformbetreiber ist:

YOptimize UG (haftungsbeschränkt)
Berg Straße 5
95234 Sparneck
Deutschland

E-Mail: info@vereinssuite.de
Webseite: https://vereinssuite.de

Die Vereinssuite ist eine professionelle SaaS-Cloud-Software zur digitalen Vereinsverwaltung. Die Plattform richtet sich an Vereine, Organisationen, Funktionäre, Trainer, Kassiere, Mitglieder und weitere berechtigte Nutzer, die vom jeweiligen Verein zur Nutzung eingeladen oder freigeschaltet wurden.

Diese Nutzungsbedingungen gelten für alle registrierten Vereine, deren Administratoren, Vereinsnutzer und sonstige berechtigte Nutzer der Vereinssuite.

Ergänzend gelten, soweit einschlägig:

Bei Widersprüchen zwischen diesen Nutzungsbedingungen und individuell vereinbarten Vertragsbedingungen gehen individuelle Vereinbarungen vor.

2. Zweck der Vereinssuite

Vereinssuite ist eine cloudbasierte Vereinssoftware zur Organisation und Verwaltung von Vereinsdaten und Vereinsabläufen.

Die Plattform unterstützt Vereine insbesondere bei folgenden Bereichen:

Die konkrete Verfügbarkeit einzelner Funktionen hängt vom gebuchten Tarif, von freigeschalteten Modulen, von technischen Aktivierungen, von Rollen und Rechten sowie vom aktiven Vereinskontext ab.

Vereinssuite ist ausschließlich als SaaS-Cloud-Plattform unter https://vereinssuite.de vorgesehen. Eine externe Installation als selbst gehostetes Plugin oder die Nutzung auf fremden WordPress-Installationen ist nicht Bestandteil dieser Nutzungsbedingungen, sofern dies nicht ausdrücklich schriftlich vereinbart wurde.

3. Vertrags- und Nutzungsstruktur

Die Nutzung der Vereinssuite erfolgt grundsätzlich mandantenbezogen. Jeder Verein wird technisch einer eindeutigen Vereinskennung zugeordnet.

Diese Vereinskennung kann systemintern insbesondere als club_id geführt werden. Alle wesentlichen Zugriffe, Module, Rollen, Rechte, Tarife, Lizenzen, Datensätze und Freischaltungen werden auf Basis des jeweils aktiven Vereinskontextes geprüft.

Ein Benutzerkonto kann mehreren Vereinen zugeordnet sein. In diesem Fall kann der Nutzer zwischen seinen berechtigten Vereinen wechseln. Rechte und Rollen gelten immer nur für den jeweiligen Verein und niemals automatisch vereinsübergreifend.

Beispiel:

Ein Nutzer kann in Verein A Kassier sein und in Verein B Trainer. Die Rechte aus Verein A gelten nicht automatisch für Verein B.

4. Registrierung und Kontoerstellung

Für die Nutzung der Vereinssuite ist eine Registrierung erforderlich.

Bei der Registrierung können insbesondere folgende Angaben erforderlich sein:

Optionale Angaben, wie Telefonnummer oder Beta-Tester-Bestätigung, können je nach Registrierungsstand oder Produktphase zusätzlich abgefragt werden.

Die registrierende Person sichert zu, dass sie zur Registrierung des Vereins berechtigt ist oder mit Zustimmung einer vertretungsberechtigten Person des Vereins handelt.

Falsche, missbräuchliche oder irreführende Registrierungen sind nicht zulässig.

5. Zustimmung zu Datenschutz und Nutzungsbedingungen

Die Registrierung und Nutzung der Vereinssuite setzt voraus, dass die Nutzer die Datenschutzerklärung zur Kenntnis nehmen und diesen Nutzungsbedingungen zustimmen.

Soweit der registrierte Verein Vertragspartner der Plattform wird, können zusätzlich die Allgemeinen Geschäftsbedingungen und der Auftragsverarbeitungsvertrag einbezogen werden.

Ohne die erforderlichen Zustimmungen kann die Registrierung abgelehnt oder die Nutzung der Plattform eingeschränkt werden.

6. Freigabe und Provisioning eines Vereins

Nach einer Registrierung kann die Freigabe des Vereins durch den Plattformbetreiber erforderlich sein.

Im Rahmen der Freigabe kann für den Verein automatisch ein initialer Vereinskontext angelegt werden. Der erste berechtigte Vereinsadministrator kann systemseitig als Gründungsadministrator und Mitglied des Vereins geführt werden, beispielsweise mit der Funktion Obmann / Obfrau oder einer vergleichbaren Führungsfunktion.

Der Plattformbetreiber kann Registrierungen prüfen, ablehnen, zurückstellen oder zusätzliche Informationen anfordern, insbesondere wenn Zweifel an der Berechtigung, Identität, Seriosität oder Rechtmäßigkeit der Registrierung bestehen.

Ein Anspruch auf Registrierung, Freischaltung oder dauerhafte Nutzung besteht nur nach Maßgabe der jeweils vereinbarten Vertragsbedingungen.

7. Benutzerkonten und Zugangsdaten

Jeder Nutzer ist verpflichtet, seine Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und vor dem Zugriff Dritter zu schützen.

Passwörter müssen ausreichend sicher gewählt werden. Soweit die Plattform technische Passwortvorgaben macht, sind diese einzuhalten.

Der Nutzer darf sein Benutzerkonto nicht an unberechtigte Dritte weitergeben. Gemeinschaftskonten sind nur zulässig, wenn sie ausdrücklich durch die Plattform oder den Verein vorgesehen sind.

Der Nutzer hat den Plattformbetreiber oder den zuständigen Vereinsadministrator unverzüglich zu informieren, wenn der Verdacht besteht, dass Zugangsdaten kompromittiert wurden oder unberechtigte Dritte Zugriff erhalten haben.

Der Plattformbetreiber ist berechtigt, Konten vorübergehend zu sperren, wenn ein Sicherheitsrisiko, ein Missbrauchsverdacht oder ein Verstoß gegen diese Nutzungsbedingungen besteht.

8. Rollen, Rechte und aktiver Vereinskontext

Die Vereinssuite verwendet ein rollen- und rechtebasiertes Zugriffssystem.

Mögliche Rollen können insbesondere sein:

Die konkrete Bezeichnung von Funktionen und Bereichen kann je nach Vereinskategorie und Vereinsart variieren. So können Sportvereine andere typische Bereiche und Funktionen verwenden als Musikvereine, Feuerwehrvereine, Kulturvereine, Tierschutzvereine oder andere Vereinsarten.

Organisatorische Funktionen wie Obmann / Obfrau, Kassier, Trainer, Schriftführer, Sponsoringverantwortlicher oder Mitglied können technische Rollen und Rechte vorschlagen. Die technische Rolle und die tatsächlichen Berechtigungen müssen jedoch separat gespeichert, geprüft und angewendet werden.

Rechte gelten immer pro Verein und im aktiven Vereinskontext. Eine globale Berechtigung für alle Vereine entsteht nicht allein dadurch, dass ein Nutzer bei mehreren Vereinen registriert ist.

9. Pflichten des Vereins

Der jeweilige Verein ist für die rechtmäßige Nutzung der Vereinssuite innerhalb seines Vereins verantwortlich.

Der Verein verpflichtet sich insbesondere:

Der Verein bleibt für die inhaltliche Richtigkeit und Rechtmäßigkeit seiner Vereinsdaten verantwortlich.

10. Pflichten der einzelnen Nutzer

Jeder Nutzer verpflichtet sich, die Vereinssuite nur im Rahmen seiner Berechtigung zu verwenden.

Nutzer dürfen insbesondere nicht:

Der Nutzer ist verpflichtet, Fehler, Sicherheitsrisiken oder Fehlberechtigungen unverzüglich dem Verein oder dem Plattformbetreiber zu melden.

11. Datenschutzrollen: Verein als Verantwortlicher, Plattformbetreiber als Auftragsverarbeiter

Soweit ein Verein die Vereinssuite zur Verarbeitung eigener Vereins-, Mitglieder-, Funktions-, Beitrags-, Dokumenten-, Kommunikations- oder sonstiger Vereinsdaten nutzt, ist grundsätzlich der jeweilige Verein Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung.

Der Plattformbetreiber stellt die technische SaaS-Plattform bereit und verarbeitet personenbezogene Daten der Vereine im Rahmen der Plattformnutzung grundsätzlich als Auftragsverarbeiter.

Die Einzelheiten der Auftragsverarbeitung ergeben sich aus dem Auftragsverarbeitungsvertrag unter:

https://vereinssuite.de/avv/

Der Verein ist insbesondere verantwortlich für:

Der Plattformbetreiber ist insbesondere verantwortlich für den technischen Betrieb der Plattform, die technische Umsetzung der vereinbarten Sicherheitsmaßnahmen und die Verarbeitung im Rahmen der vertraglich vereinbarten Weisungen des Vereins.

12. Verarbeitung sensibler Daten

Die Vereinssuite kann je nach Nutzung Daten enthalten, die besonders schutzbedürftig sind. Dazu können beispielsweise Daten über Kinder und Jugendliche, Gesundheitsinformationen, Krankmeldungen, Notfallkontakte, Bankdaten, Zahlungsinformationen, Verträge oder interne Vereinsdokumente gehören.

Der Verein darf solche Daten nur verarbeiten, wenn hierfür eine geeignete Rechtsgrundlage besteht und die Verarbeitung für die Vereinsverwaltung erforderlich ist.

Der Verein ist verpflichtet, Zugriffsrechte auf sensible Daten besonders restriktiv zu vergeben und regelmäßig zu prüfen.

Die Vereinssuite stellt technische Rollen-, Rechte- und Mandantentrennungsmechanismen bereit. Diese ersetzen jedoch nicht die rechtliche Prüfung und Verantwortung des Vereins.

13. Mandantentrennung und Datenzugriff

Die Vereinssuite ist mandantenbezogen aufgebaut. Daten eines Vereins dürfen nur im jeweils aktiven Vereinskontext geladen, angezeigt, bearbeitet, exportiert oder gelöscht werden.

Der aktive Verein bestimmt insbesondere:

Nutzer dürfen keine Maßnahmen ergreifen, um die Mandantentrennung zu umgehen. Dies gilt insbesondere für manipulierte Links, veränderte Parameter, technische Umgehungsversuche oder automatisierte Zugriffsversuche.

Der Plattformbetreiber kann unzulässige Zugriffe blockieren, protokollieren und betroffene Konten sperren.

14. Tarife, Module und Funktionsumfang

Die Vereinssuite ist modular aufgebaut. Der verfügbare Funktionsumfang richtet sich nach dem jeweiligen Tarif, nach gebuchten Zusatzmodulen, nach der aktiven Lizenz, nach dem Vereinskontext und nach den Berechtigungen des Nutzers.

Mögliche Tarife sind insbesondere:

Die Free-Version kann auf eine bestimmte Mitgliederanzahl begrenzt sein. Pro und Premium können höhere Mitgliederlimits und zusätzliche Funktionen enthalten.

Core-Module können in allen Tarifen enthalten sein. Teams & Gruppen kann ab einem höheren Tarif enthalten sein. Zusatzmodule wie Teammanager, Finanzen, Kommunikation, Inventar & Ressourcen, Auswertung & Statistik oder Termine können gesondert buchbar sein.

Ein Zusatzmodul gilt immer nur für den konkret freigeschalteten Verein. Wenn ein Nutzer mehreren Vereinen zugeordnet ist, bedeutet die Freischaltung eines Moduls bei Verein A nicht, dass dasselbe Modul auch bei Verein B verfügbar ist.

Der Plattformbetreiber kann Funktionen erweitern, verbessern, umbenennen, zusammenführen, einschränken oder entfernen, soweit dies dem Verein zumutbar ist und der Vertragszweck nicht wesentlich beeinträchtigt wird.

15. Beta-, Test- und Entwicklungsfunktionen

Einzelne Funktionen der Vereinssuite können als Beta-, Test-, Pilot- oder Vorschaufunktionen bereitgestellt werden.

Solche Funktionen können unvollständig sein, Fehler enthalten, zeitweise nicht verfügbar sein oder später geändert werden. Der Plattformbetreiber kann Beta- oder Testfunktionen jederzeit anpassen, einschränken oder deaktivieren.

Soweit Funktionen ausdrücklich als nicht produktiv freigegeben gekennzeichnet sind, dürfen sie nicht für verbindliche Prozesse, rechtsrelevante Fristen, verpflichtende Meldungen oder kritische Betriebsabläufe verwendet werden.

16. Keine Notfall-, Einsatzleit- oder Gefahrenabwehrsoftware

Die Vereinssuite kann für Vereine aus Bereichen wie Feuerwehr, Rettungs- und Sanitätsdienst, Tierschutz, Sport oder Jugendorganisation organisatorische Funktionen bereitstellen.

Die Plattform ist jedoch keine Notfallsoftware, keine Einsatzleitzentrale, kein Alarmierungssystem, kein Medizinprodukt und kein System zur Gefahrenabwehr.

Die Vereinssuite darf nicht als alleinige Grundlage für Notrufe, Alarmierungen, Einsatzentscheidungen, medizinische Entscheidungen, sicherheitskritische Entscheidungen oder behördlich vorgeschriebene Einsatzdokumentationen verwendet werden, sofern dies nicht ausdrücklich schriftlich vereinbart und technisch freigegeben wurde.

17. Inhalte, Dokumente und Uploads

Vereine und Nutzer können je nach Berechtigung Inhalte, Dokumente, Bilder, Logos, Verträge, Beitragsdaten, Sponsoringunterlagen, Mitgliedsdokumente oder sonstige Dateien in die Vereinssuite einbringen.

Der Verein und der jeweilige hochladende Nutzer sind dafür verantwortlich, dass diese Inhalte rechtmäßig sind.

Insbesondere dürfen keine Inhalte hochgeladen werden, die:

Der Plattformbetreiber ist berechtigt, offensichtlich rechtswidrige, gefährliche oder sicherheitsrelevante Inhalte zu sperren oder zu entfernen, soweit dies zum Schutz der Plattform, anderer Nutzer oder Dritter erforderlich ist.

18. Kommunikation und Benachrichtigungen

Die Vereinssuite kann systeminterne Benachrichtigungen, E-Mails, Hinweise, Erinnerungen oder Kommunikationsfunktionen bereitstellen.

Der Verein ist dafür verantwortlich, Empfängergruppen sorgfältig auszuwählen und sicherzustellen, dass Nachrichten nur an berechtigte Empfänger gesendet werden.

Soweit Newsletter-, Massenmail- oder Kommunikationsfunktionen verwendet werden, muss der Verein die hierfür geltenden rechtlichen Anforderungen beachten, insbesondere Informationspflichten, Einwilligungen, Widerspruchsmöglichkeiten und Abmeldeprozesse.

Systemnachrichten, Sicherheitsbenachrichtigungen und vertragsbezogene E-Mails können auch dann versendet werden, wenn ein Nutzer optionale Benachrichtigungen deaktiviert hat, soweit dies für den Betrieb, die Sicherheit oder die Vertragsdurchführung erforderlich ist.

19. Finanzen, Beiträge und Zahlungsdaten

Die Vereinssuite kann Funktionen zur Verwaltung von Mitgliedsbeiträgen, offenen Beiträgen, Zahlungen, Rechnungen, Mahnungen, Gutschriften, Stornobelegen, Finanzübersichten oder Finanzexporten bereitstellen.

Die Vereinssuite ersetzt keine steuerliche, rechtliche oder buchhalterische Beratung.

Der Verein ist verantwortlich für:

Finanzdaten dürfen nur von berechtigten Rollen und Nutzern eingesehen oder exportiert werden.

20. Supportzugriffe und Betreibermaßnahmen

Der Plattformbetreiber kann im Rahmen von Support, Fehleranalyse, Wartung, Sicherheitsprüfung oder technischer Administration Zugriff auf technische Plattformdaten erhalten.

Soweit ein Zugriff auf Vereinsdaten erforderlich ist, erfolgt dieser nur im erforderlichen Umfang und nach Maßgabe der vertraglichen und datenschutzrechtlichen Regelungen.

Supportzugriffe können protokolliert werden.

Der Plattformbetreiber kann technische Maßnahmen ergreifen, um:

21. Verfügbarkeit, Wartung und Änderungen

Der Plattformbetreiber bemüht sich um einen zuverlässigen und sicheren Betrieb der Vereinssuite.

Eine durchgehende, unterbrechungsfreie Verfügbarkeit kann jedoch nicht garantiert werden, sofern keine gesonderte Service-Level-Vereinbarung abgeschlossen wurde.

Vorübergehende Einschränkungen können insbesondere entstehen durch:

Der Plattformbetreiber ist berechtigt, Wartungsfenster einzurichten, Updates einzuspielen und technische Änderungen vorzunehmen, soweit dies für Sicherheit, Stabilität, Weiterentwicklung oder vertragsgemäße Nutzung erforderlich ist.

22. Datensicherung, Export und Löschung

Die Vereinssuite kann technische Sicherungs-, Export-, Lösch- oder Wiederherstellungsprozesse bereitstellen.

Der Verein bleibt verpflichtet, wichtige Daten im Rahmen seiner eigenen Organisations- und Aufbewahrungspflichten zu sichern, insbesondere wenn Daten exportiert, weiterverarbeitet oder außerhalb der Vereinssuite verwendet werden.

Bei Vertragsende oder Löschung eines Vereinskontos können Daten nach Maßgabe der vertraglichen Vereinbarungen, der Datenschutzerklärung, des Auftragsverarbeitungsvertrags und gesetzlicher Aufbewahrungspflichten gelöscht, anonymisiert, exportiert oder zurückgegeben werden.

Der Plattformbetreiber kann Daten aufbewahren, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, zur Durchsetzung von Ansprüchen, zur Sicherheit der Plattform oder zur Dokumentation vertragsrelevanter Vorgänge erforderlich ist.

23. Geistiges Eigentum und Nutzungsrechte

Die Vereinssuite, ihre Softwarebestandteile, Benutzeroberflächen, Strukturen, Designs, Texte, Grafiken, Marken, Module, technischen Konzepte und Dokumentationen sind urheberrechtlich und/oder durch sonstige Rechte geschützt.

Der Verein und die Nutzer erhalten ausschließlich ein einfaches, nicht übertragbares, widerrufliches und auf die Vertragslaufzeit beschränktes Recht, die Vereinssuite im Rahmen dieser Nutzungsbedingungen und der vereinbarten Tarife zu nutzen.

Nicht gestattet sind insbesondere:

An Inhalten, die der Verein oder Nutzer selbst in die Vereinssuite einbringt, verbleiben die jeweiligen Rechte beim Verein, Nutzer oder Rechteinhaber. Der Plattformbetreiber erhält daran nur die Rechte, die für Betrieb, Speicherung, Anzeige, Sicherung, Verarbeitung und Bereitstellung der Plattform erforderlich sind.

24. Sperrung und Einschränkung der Nutzung

Der Plattformbetreiber kann die Nutzung ganz oder teilweise sperren oder einschränken, wenn:

Soweit möglich und zumutbar, wird der betroffene Verein über die Sperrung informiert. Bei akuten Sicherheitsrisiken kann eine Sperrung ohne vorherige Ankündigung erfolgen.

25. Laufzeit, Kündigung und Beendigung der Nutzung

Die Laufzeit und Kündigung kostenpflichtiger Leistungen richten sich nach den jeweils vereinbarten Vertragsbedingungen und den Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Kostenlose oder testweise bereitgestellte Zugänge können nach Maßgabe der jeweils geltenden Produktbedingungen eingeschränkt oder beendet werden.

Nach Beendigung der Nutzung kann der Zugriff auf die Plattform, einzelne Module oder Vereinsdaten eingeschränkt oder deaktiviert werden.

Der Verein ist dafür verantwortlich, rechtzeitig erforderliche Daten zu exportieren, sofern ein Export technisch bereitgestellt wird und rechtlich zulässig ist.

26. Haftung

Der Plattformbetreiber haftet nach den gesetzlichen Vorschriften bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit.

Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Plattformbetreiber nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten. Wesentliche Vertragspflichten sind solche Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Verein regelmäßig vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt.

Die Haftung für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit bleibt unberührt. Ebenfalls unberührt bleibt eine Haftung nach zwingenden gesetzlichen Vorschriften.

Der Plattformbetreiber haftet nicht für Schäden, die dadurch entstehen, dass der Verein oder Nutzer:

27. Änderungen dieser Nutzungsbedingungen

Der Plattformbetreiber kann diese Nutzungsbedingungen ändern, wenn dies aus sachlichen Gründen erforderlich ist, insbesondere bei:

Über wesentliche Änderungen wird der Plattformbetreiber in geeigneter Weise informieren.

Nutzen der Verein oder Nutzer die Plattform nach Inkrafttreten der geänderten Bedingungen weiter, können die geänderten Bedingungen Vertragsbestandteil werden, soweit dies rechtlich zulässig ist. Gesetzliche Rechte bleiben unberührt.

28. Rechtliche Hinweise zu Vereinsdaten

Die Vereinssuite stellt technische Funktionen zur Vereinsverwaltung bereit. Die Plattform übernimmt nicht die rechtliche Verantwortung für die Vereinsorganisation, Satzungspflichten, Mitgliederversammlungen, steuerliche Einordnung, Gemeinnützigkeit, Buchhaltung, arbeitsrechtliche Fragen, Datenschutzentscheidungen oder vereinsinterne Beschlüsse.

Der Verein bleibt selbst dafür verantwortlich, ob und wie die Nutzung einzelner Funktionen mit seiner Satzung, seinen Beschlüssen, seinen Datenschutzpflichten und den für ihn geltenden gesetzlichen Anforderungen vereinbar ist.

29. Anwendbares Recht und Gerichtsstand

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

Soweit der Vertragspartner Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist, ist Gerichtsstand der Sitz des Plattformbetreibers, sofern gesetzlich zulässig.

Zwingende gesetzliche Verbraucherrechte bleiben unberührt, sofern ausnahmsweise ein Verbraucher beteiligt ist.

30. Schlussbestimmungen

Sollten einzelne Bestimmungen dieser Nutzungsbedingungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

Anstelle der unwirksamen Bestimmung gelten die gesetzlichen Vorschriften.

Diese Nutzungsbedingungen sind in deutscher Sprache abgefasst. Maßgeblich ist die deutsche Fassung.

31. Rechtliche Seiten

Stand: 01.07.2026